Kuidas planeerida oma aega – nädala või päeva kaupa?
Planeerimine on hädavajalik tegevus, et suudaksime oma eesmärke saavutada ja vahel igimuutuvast elurütmist hoolimata siiski järjekindlalt edasi liikuda. Kuid millal ja kui sageli planeerida, et säilitada tasakaalu ja efektiivsust? Mõned eelistavad päeva kaupa planeerimist, teised leiavad, et nädalavaates planeerimine annab suurema selguse, parema pildi ja süsteemi. Üks on aga selge – kui Sa tead, kuhu tahad liikuda või mida mingi perioodi vältel saavutada, olgu selleks perioodiks kvartal, aasta või terve elu – ilma planeerimata on keeruline või isegi ehk võimatu end reel ja kursil hoida.
Päevakaupa planeerimise märksõnad võivad olla paindlikkus, lühiajalised eesmärgid, produktiivsus, kuid ka detailidesse takerdumine, pika plaani ja seetõttu efektiivsuse tagaplaanile jäämine ning reaktiivsus.
Kuigi päevakaupa planeerimine võimaldab teha muudatusi vastavalt uutele olukordadele ja ootamatustele, võib see võimalus olla ka hunt lambanahas ja sisaldada endas paljusid ohte. Kui midagi jääb aja- või motivatsioonipuudusel parasjagu tegemata või trügivad uued prioriteedid vahele, saab need kiiresti plaani lisada ja nii tundubki, et kõik vajalikud tegevused saavad paberile ja ka tehtud. Samas – seda kõike saab teha ka nädalakaupa planeerides, tuleb vaid jätta igasse päeva vaba aeg ootamatustega tegelemiseks. Olulisem siin on aga see, et nii võib kergesti juhtuda, et olulised ja mittepakilised tegevused muudkui kanduvad üle järgmistesse päevadesse ja nii võid avastada, et kannad oma olulisi, pikaajaliste eesmärkide poole viivaid tegevusi mitte enam ühest päevast järgmisesse, ühest nädalast järgmisesse vaid hoopis juba ühest aastast järgmisesse. Üha enam paelub inimesi enesele teadvustamata kohese rahulduse vajadus. See on lõks, mida päevakaupa planeerimine tahtmatult toidab. Hoides oma pilk nädalasel plaanil, on meil kergem meelde tuletada oma pikemaid eesmärke ja püsida nende saavutamise nimel ka reel.
Fookuse seadmine vaid ühe päeva vaates tähendabki, et keskendume hetkeprioriteetidele, mis aitab hoida küll produktiivsust, kuid mitte ilmtingimata efektiivsust.
Motivatsioon kannab efektiivsust ja efektiivsus motivatsiooni.
Üks mis kindel – kuigi tegevusi on hea ja tark hoida korraga silma all terve nädala vaates, siis igapäevane väikeste võitude tähistamine loob saavutustunde, mis aitab hoida motivatsiooni ja väldib suuremate ülesannete edasilükkamist. Nii saavutame tasakaalu lühikeses ja poolpikas perspektiivis.
Iganädalane planeerimine: selgus ja järjepidevus kõigest kolme sammuga!
Nagu enne öeldud, keskendub nädala kaupa planeerimine suuremale pildile ja aitab paremini paika panna peamised (vahe)eesmärgid ning olulisemad tegevused kogu nädala ulatuses. See annab võimaluse struktureerida nädala jooksul tehtavaid töid ja tegevusi, jättes piisavalt ruumi väiksematele igapäevastele kohandustele.
Nipp kodukontorirahvale – määra nädalas ära päevad, mil keskendud kodukontoris tehtavale tööle ja päevad, kus keskendud inimestega kohtumistele.
Nädala kaupa planeerimine võimaldab seada, jälgida ja järgida pikemaajalisi eesmärke, mis toetab stabiilsust ja aitab tagada mistahes oluliste eesmärkide saavutamiseks vajalike ülesannete täitmise.
Mõeldes kogu nädal korraga hoolikalt läbi, on võimalik ressursse paremini jaotada ja vältida ülesannete kuhjumist ühele, ja mis kõige hullem, viimasele päevale.
Iga nädala lõpus või alguses saab analüüsida möödunud nädala saavutusi ja seada uueks nädalaks realistlikud eesmärgid. Nädalaste eesmärkide, mis peegeldavad meie pikaajaliselt olulisi tegevusi, taga on teadlikkus, sealt ei paista pakilisuse või reaktsiooni kõrvad.
Nädala kaupa planeerimise kolm sammu:
- samm – vaata üle oma pikaajalised eesmärgid, missioon ja rollid elus.
- samm – planeeri nädalasse kõige olulisemad tegevused, mida oma pikaajaliste eesmärkide saavutamiseks sel nädalal ära teha saad.
- samm – organiseeri ülejäänu.
Pane planeerides tähele:
Kui nädalane plaan on valmis ja see tundub peale vaadates liiga jäik, siis vaata veelkord üle oma rollid ja otsusta, millised on Sinu prioriteedid. Liiga jäik ajakava võib piirata vajalikku kohanemisvõimet ja jätta vähem ruumi ootamatusteks.
Kui planeerida liiga palju, võivad ülesanded ja eesmärgid hakata nädala jooksul kuhjuma ja tekitada pingeid ning väsimust.
Kuidas leida tasakaal?
Ehkki päeva ja nädala kaupa planeerimine on erineva lähenemisega, ei pea need tingimata vastanduma. Parim tulemus võib peituda nende kahe ühendamises.
Alusta nädalaplaaniga – Koosta nädala alguses suur pilt ja pane paika peamised rollid, nende rollide raames eesmärgid ning olulised tegevused nende eesmärkide saavutamiseks. See annab struktureeritud suuna, mille abil selgelt soovitud suunas poole sammuda.
Täpsusta iga päev – Päeva alguses võta aega, et kohandada oma nädalaplaani vastavalt muutuvatele tingimustele ja vajadustele. Nii säilib nii paindlikkus kui kindel suund, mis aitab säilitada fookust.
Reflekteeri ja paranda – Nädala lõpus võta aeg, et hinnata oma edenemist ja täpsustada järgmise nädala plaan vastavalt nädalas kogetule ja saavutatule.
Selline integreeritud lähenemine tagab järjepidevuse ja samas ka paindlikkuse. Nädalaplaan aitab hoida pikaajalisi eesmärke silme ees, igapäevased kohandused aga annavad võimaluse reageerida ootamatustele ja säilitada fookust hetkes.
Kris Leinatamm-Sepp
